1. Pentru cei care nu sunt specialisti in contabilitate, sumele de incasat de la clienti poarta denumirea de creante clienti. Ele se regasesc sub aceasta denumire in contul 4111 din orice balanta de verificare.
2. La fiecare sfarsit de an se face o reconciliere a soldurilor conturilor de clienti, prin punctaj reciproc. Altfel spus, se trimit scrisori de confirmare la clienti (asa numitele extrase de cont) .Pe extrasul de cont vei trece soldul pe care il ai in contabilitatea ta cu respectivul client, iar acesta iti va comunica soldul sau. In caz de diferente se trece la verificari mai amanuntite.
Cum stii ce sold ai pe fiecare client?
Poti sa soliciti aceasta lista contabilului tau sau daca dispui de o aplicatie la care ai acces poti sa obtii singur acest raport.
Avantajele unei solutii in cloud asa cum este Smart Bill sunt ca poti sa ai acces oricand si de oriunde la aceasta informatie.
Iata ce rapoarte sunt disponibile : Fisa clientului, Evolutia soldului pe client, Sume de incasat pe client, Facturi neincasate.
Dupa ce analizezi rapoartele poti sa iei decizii informate cu privire la modalitatile de recuperare a soldului neincasat, daca este cazul.
3. Fluxul de comunicare a documentelor catre clienti are loc de regula la emiterea facturii, apoi in cazul in care exista facturi neincasate la anumite termene decise intern se trimit situatii ale facturilor neincasate , iar in ultimul rand – comunicarea cu ocazia inventarierii asa cum am aratat la punctul 2.
In ce priveste modul efectiv de comunicare nu exista nici o prevedere legala si nici restrictii. Insa modul cum se efectueaza aceasta comunicare spune multe despre fiecare business.
Iata ce simplu se face acest lucru in Smart Bill.
In etapa de Configurari se seteaza la inceput modul de lucru : adresele pe care sa fie trimise facturile emise si apoi notificarile care sa fie trimise automat in cazul in care facturile sunt neincasate.
Se pot seta pana la 3 notificari, iar textul poate fi adaptat in functie de optiunea antreprenorilor:
Acesti pasi rezolva partea de comunicare cu clientii in sensul ca nu va trebui sa urmaresti zilnic situatia facturilor neincasate si apoi sa notifici manual clientii. Totul se efectueaza automat in Smart Bill.
4. Un indicator important de analizat de catre orice antreprenor este durata medie de incasare a creantelor clienti.
Se calculeaza astfel : (Sold mediu clienti/Cifra de afaceri) * 365 zile si reprezinta durata in zile in care entitatea isi incaseaza in medie facturile de la clienti.
Acest indicator este important sa fie analizat :
· comparativ cu el insusi de la o perioada la alta : o valoare in crestere a indicatorului poate indica probleme legate de controlul creditului acordat clientilor si, in consecinta, creante mai greu de incasat (din ce in ce mai multi clienti rau platnici).
· comparativ cu durata de plata a furnizorilor: este important pentru un cash flow sanatos ca durata de incasare a clientilor sa fie inferioara duratei de plata a furnizorilor.
Concluzia din toate aceste aspecte ale gestiunii clientilor este ca trebuie sa mentii o legatura strasa cu acestia printr-o comunicare profesionista si ca trebuie sa analizezi permanent situatia lor pentru a evita sa ajungi in situatia nerecuperarii creantelor.
Citeste si :
· Cum sa recuperezi mai rapid facturile neincasate?
· Cand folosesc bonul fiscal si cand chitanta ? Reguli si restrictii
